POLA MANAJEMEN KOPERASI

Pendahuluan

Definisi Paul Hubert Casselman dalam bukunya berjudul “ The Cooperative Movement and some of its Problems” yang mengatakan bahwa : “Cooperation is an economic system with social content”.

Artinya koperasi harus bekerja menurut prinsip-prinsip ekonomi dengan melandaskan pada azas-azas koperasi yang mengandung unsur-unsur sosial di dalamnya.

Unsur sosial yang terkandung dalam prinsip koperasi lebih menekankan kepada hubungan antar anggota, hubungan anggota dengan pengurus, tentang hak suara, cara pembagian dari sisa hasil usaha dan sebagainya seperti yang dapat kita lihat dalam:

§         Kesamaan derajat yang diwujudkan dalam “one man one vote” dan “no voting by proxy”.

§         Kesukarelaan dalam keanggotaan

§         Menolong diri sendiri (self help)

§         Persaudaraan/kekeluargaan (fraternity and unity)

§         Demokrasi yang terlihat dan diwujudkan dalam cara pengelolaan dan pengawasan yang dilakukan oleh anggota.

§         Pembagian sisa hasil usaha proporsional dengan jasa-jasanya.

1.      Pengertian Manajemen dan Perangkat Organisasi

·        Pengertian Manajemen

“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain”.

Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.

Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :

“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.

• Pengertian Koperasi

Menurut UU No. 25/1992, Koperasi didefinisikan sebagai:
“Badan usaha yang beranggotakan orang seorang, atau Badan Hukum Koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan azas kekeluargaan”.

Moh. Hatta, mendefinisikan bahwa :
“Koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib penghidupan ekonomi berdasarkan tolong menolong”.

Dengan demikian Manajemen Koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.

Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry :
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)
d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

• Pengertian Manajemen Koperasi
  Manajemen Koperasi adalah suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.
  Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry:
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)
4. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

Implementasi Fungsi Manajemen Koperasi: Perangkat organisasi koperasi ada (3) bagian: -Rapat Anggota -Pengurus –Pengawas.

2.      Rapat Anggota
Tugas dan wewenang Rapat Anggota :

• Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.
• Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.
• Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.
• Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.
• Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).
  
  

3.      Pengurus
Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari :

• Unsur Ketua
• Unsur Sekretaris
• Unsur Bendahara

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:

1).    Secara Kolektif Pengurus bertugas :

§         Memimpin organisasi dan kegiatan usaha

§         Membina dan membimbing anggota

§         Memelihara kekayaan koperasi

§         Menyelenggarakan rapat anggota

§         Mengajukan rencana RK dan RAPB

§         Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan

§         Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib

§         Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas.

Pengurus  berfungsi sebagai : Perencana, Personifikasi Badan Hukum Koperasi, Kesatuan Pimpinan, Penyedia sumberdaya dan pengendali koperasi.
Pengurus berwenang dalam :

§         Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,

§         Memutuskan penerimaan, penolakan dan pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD,

§         Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan karyawan Koperasi,

§         Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan anggota sesuai dengan tanggungjawabnya.

Pengurus bertanggungjawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas kepengurusannya setiap tahun buku yang disakikan dalam Laporan Pertanggungjawaban tahunan.

2).    Secara Perorangan:

a.       Ketua :

Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,

Ø      Berfungsi sebagai pengurus, selaku pimpinan,

Ø      Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara: Bertanggungjawab pada Rapat Anggota.

b.      Sekretaris :

·        Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.

·        Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.

·        Berwenang menentukan kebijaksanaan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.

c.       Bendahara :

·        Bertugas mengelolan keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.

·        Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.

·        Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani surat-surat berharga bersama unsur Ketua.

·        Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap melalui ketua.

4.      Pengawasan

1. Pengertian dan arti pentingnya;
        “Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.
          H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :
   “Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are the two sides of the same coin)”

2. Fungsi Pengawasan;
   Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :

1).    Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.

2).    Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;

3).    Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya;

4).    Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;

3. Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;

1).    Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;

2).    Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;

3).    Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi;

4).    Pengawasan harus bersifat fleksibel;

5).    Dapat merefleksikan pola organisasi

4. Macam-macam Pengawasan;
   Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:

1).    Dari subyek yang mengawasi :

§         Pengawasan internal dan eksternal;

§         Pengawasan langsung dan tidak langsung;

§         Pengawasan formal dan informal;

§         Pengawasan manajerial dan staf

2).    Dari sudut obyek yang diawasi :

a.       Material dan produk jadi, yang sasarannya:

1.      Kualitas produk/material dengan standar kualitas

2.      Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas

b.      Keuangan dan biaya, yang sasarannya:

1.      Anggaran dan pelaksanaannya

2.      Biaya-biaya yang dikeluarkannya

3.      Pendapatan/penerimaan dalam bentuk uang

c.       Waktu/time, sasarannya adalah :

1.      Penggunaan waktu

2.      Pemberian waktu/timing

3.      Kecepatan atau speed

d.      Personalian, sasarannya :

1.      Tingkat kejujuran

2.      Kesetiaan/loyalitas

3.      Kerajinan dengan absensi

4.      Tingkah laku dan kesetiakawanan

5. Waktu Pengawasan :

1.      Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan

2.      Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan

6. Sifat Pengawasan :

1.      Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya

2.      Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.

3.      Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.

4.      Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.

7. Prosedur Pengawasan :
   Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :

§         Menetapkan rencana pengawasan;

§         Melaksanakan pengawasan;

§         Melakukan penilaian/evaluasi

8. Teknik-teknik Pengawasan :
   Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :

1.      Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)

2.      Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran

3.      Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)

Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits)

5.      Manajer

1. Pengertian ;
   Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.

2. Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;

1).    Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,

2).    Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :

a.       Sebagai pemimpin tingkat pengelola,

b.      Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,

c.       Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif.

3).    Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Pengurus.

4).    Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.

3. Tata Kerja Manajer ;

1).    Hubungan Kerja Manajer :

a).    Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.

b).    Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.

c).    Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer setingkat Pengelola.

2).    Tata Kerja Manajer :

a).    Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,

b).    Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,

c).    Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,

d).    Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,

e).    Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,

f).      Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.

3).    Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :

a).    Bagian Sekretariat

b).    Bagian Keuangan

c).    Bagian Administrasi

d).    Unit-Unit Usaha Produktif

6.      Pendekatan Sistem pada Koperasi

1. Di satu pihak pemrakarsaan bagi pembentukan organisasi swadaya koperasi dapat berasal dari atas dan dari luar yaitu dari orang – orang yang tidak berkepentingan terhadap jasa pelayanan koperasi, tetapi memiliki motivasi dan cukup mampu bertindak sebagai pemrakarsa dan promotor. Cara ini akan berhasil bila ada tindakan yang positif, tanggapan yang positif dari orang yang berkepentingan dengan organisasi koperasi.
2. Di lain pihak, prakarsa untuk mendirikan dan membentuk koperasi dapat berhasil dari para anggota sendiri atau dari bawah dan dari dalam.

Sumber

http://www.koperasiku.com/artikel/manajemen-koperasi

Buku Ekonomi Skala Kecil/Menengah & Koperasi, Dr. Tiktik Sartika Partomo, M.S. dan Drs. Abd. Rachman Soejoedono, 2002, Ghalia Indonesia